ERP en bedrijfssoftware
Neem bruikbare gegevens mee naar je nieuwe systeem.
Een nieuw systeem is pas bruikbaar wanneer de juiste informatie erin staat. Producten, klantreferenties en historische bestellingen overzetten vraagt meer dan een importknop. Eerst moet duidelijk zijn welke gegevens meegaan en wat de velden in beide systemen betekenen.
Door Web Satelliet · Bijgewerkt op
Bepaal wat mee moet en wat een archief blijft
Maak een inventaris per gegevenstype: producten, varianten, klanten, bestanden en eventueel bestellingen. Noteer waarvoor je die informatie in het nieuwe systeem wilt gebruiken. Niet elk oud veld heeft nog een functie, maar gegevens zomaar weglaten kan bestaande werkprocessen verstoren.
Spreek af welke historiek medewerkers moeten kunnen raadplegen en waar dat gebeurt. Overzetten voor dagelijks gebruik en een oud systeem als raadpleegbaar archief bewaren zijn verschillende keuzes. Leg de selectie samen vast voordat iemand bestanden gaat opschonen.
Vergelijk de betekenis van velden
Een veld met de naam “prijs” vertelt nog niet of het om een stukprijs, doosprijs of bedrag met belasting gaat. Hetzelfde geldt voor voorraad, datumvelden en klantstatussen. Schrijf per belangrijk veld op wat het betekent en hoe het doelveld gebruikt wordt.
Behoud waar nodig stabiele referenties voor relaties. Een productvariant moet bij het juiste product blijven en een bestelling bij de juiste klant. Maak mogelijke dubbels zichtbaar voor beoordeling. Automatisch samenvoegen op alleen een naam kan verschillende klanten door elkaar halen.
Test eerst met representatieve uitzonderingen
Kies naast eenvoudige records ook een product met varianten, ontbrekende informatie en een klant met meerdere adressen. Controleer bijzondere tekens, eenheden, afbeeldingen en relaties. Laat iemand die dagelijks met de gegevens werkt beoordelen of de uitkomst logisch is.
Een gelijk aantal records bewijst niet dat alles goed is overgezet. Vergelijk ook belangrijke waarden en steekproeven van begin tot einde. Bewaar een overzicht van afgewezen records met een reden, zodat duidelijk is wat nog aangepast of bewust uitgesloten wordt.
Plan de laatste wijzigingen en terugval
Tijdens een proefimport blijft je bedrijf mogelijk gewoon werken. Bepaal daarom tot wanneer het oude systeem wordt aangepast en hoe de laatste veranderingen meegaan. Een kort afgesproken invoermoment zonder wijzigingen kan eenvoudiger zijn dan twee systemen tijdelijk naast elkaar bijwerken.
Bewaar vóór de definitieve omzetting een herstelbare uitgangssituatie en bepaal wanneer je terugvalt. Leg vast wie controleert en goedkeurt. Kijk na de overstap ook of gekoppelde toepassingen nog dezelfde referenties gebruiken en of nieuwe aanvragen correct binnenkomen.
Veelgestelde vragen.
Kan een Excel-bestand het vertrekpunt zijn?
Ja, als de informatie voldoende consequent is. We controleren kolommen, eenheden, ontbrekende waarden en referenties. Een representatief voorbeeldbestand helpt om de benodigde voorbereiding te bepalen.
Kan ik tijdens de migratie blijven verkopen?
Dat hangt af van de betrokken systemen en het plan voor nieuwe wijzigingen. We spreken een overstapmoment en werkwijze af, zodat bestellingen tussen de eerste export en de lancering niet verloren gaan.
Wat betekent dit voor jouw project?
Gegevensmigratie wordt begroot op basis van bronnen, volume, kwaliteit en controles. Een terugkerende synchronisatie is een aparte functie naast de eenmalige overdracht.
Bekijk koppelingen en maatwerk →Web Satelliet werkt vanuit Leuven voor zelfstandigen en bedrijven in Leuven, Heverlee en omgeving.