ERP en bedrijfssoftware
Van online bestelling naar een bruikbare administratie.
Een webshop registreert wat klanten bestellen. Je administratie volgt facturen, betalingen en correcties op. Die stappen hebben een relatie, maar betekenen niet hetzelfde. Een boekhoudkoppeling werkt pas goed wanneer duidelijk is welk systeem elk document en elke status beheert.
Door Web Satelliet · Bijgewerkt op
Houd bestelling, betaling en factuur uit elkaar
Een bevestigde order kan nog op betaling wachten. Een betaalde order kan meerdere leveringen bevatten. En een uitbetaling van je betaalprovider kan verschillende transacties bundelen. Wanneer je alles als één status behandelt, wordt het lastig om verschillen te verklaren.
Teken daarom de stappen van je eigen proces uit. Waar ontstaat de factuur? Welke referentie verbindt haar met de order? Wie mag corrigeren? De koppeling moet deze afspraken uitvoeren; ze kiest niet zelfstandig hoe jouw boekhouding georganiseerd wordt.
Spreek de gegevens af met je boekhouder
Leg samen vast welke klantgegevens, orderregels, kosten en referenties moeten meekomen. Een technische koppeling kan informatie doorgeven, maar de juiste administratieve verwerking moet aansluiten op jouw situatie. Gebruik een paar echte soorten bestellingen als bespreekvoorbeeld.
Neem ook verzending, korting en gedeeltelijke levering mee wanneer die voorkomen. De vraag is niet alleen welke velden bestaan, maar ook hoe de ontvangende software ze verwacht. Dat voorkomt handmatige correcties achteraf.
Plan retouren en terugbetalingen mee
Na de eerste verkoop kan een klant een deel retourneren of kan een bestelling worden aangepast. De technische verwerking moet herkenbaar blijven in orderhistoriek, betaling en administratie. Spreek af welke handeling een correctie start en wie haar controleert.
Voor betaalproviders is een terugbetaling een eigen verwerking. Mollie beschrijft bijvoorbeeld afzonderlijke refundstatussen. Een aanvraag tot terugbetaling is dus niet automatisch hetzelfde als een afgeronde terugbetaling. Bewaar die verschillen ook in je eigen opvolging.
Begin met controleerbare overdracht
Een exportbestand kan een bruikbare eerste stap zijn wanneer een directe verbinding niet nodig of niet beschikbaar is. Een API-koppeling kan meer automatiseren, maar vraagt ook foutopvolging. Kies op basis van volume en werkwijze, niet alleen op het woord automatisch.
Test een gewone verkoop, een wijziging en een terugbetaling. Controleer samen of referenties en bedragen correct aankomen. Houd daarnaast zichtbaar welke records niet verwerkt zijn, zodat een medewerker ze kan nakijken zonder te zoeken in losse e-mails.
Uit het portfolio
Marma
Marma is verbonden met Wings boekhouding en Tracing In Motion. Deze projectervaring vormt een concreet vertrekpunt om over integraties te spreken. Welke velden en documenten jouw koppeling verwerkt, wordt voor jouw situatie bepaald.
Bekijk het project →
Veelgestelde vragen.
Is een boekhoudkoppeling hetzelfde als een betaalintegratie?
Nee. Een betaalintegratie verwerkt online betalingen. Een boekhoudkoppeling brengt afgesproken gegevens naar je administratie. Ze kunnen samenwerken, maar hebben verschillende taken.
Kan dit met Wings of een ander boekhoudpakket?
Wings is gebruikt in het Marma-project. Voor een nieuwe koppeling bekijken we altijd het pakket, de versie, de toegang en de gewenste werking. Eerdere ervaring betekent niet dat elke installatie dezelfde mogelijkheden heeft.
Wat betekent dit voor jouw project?
De integratie krijgt een offerte op maat. Je boekhouder bepaalt samen met jou de administratieve afspraken; Web Satelliet werkt de technische uitwisseling uit.
Bekijk koppelingen en maatwerk →Web Satelliet werkt vanuit Leuven voor zelfstandigen en bedrijven in Leuven, Heverlee en omgeving.